08.05.2017

SPICE UP your presentations-Rezept: Wie Sie Ihren Präsentationen Würze verleihen

3. Teil: Ihre Lösungen strukturieren

Vielleicht haben Sie sich schon mal gefragt, was eine gesunde Ernährung ist. Neben körperlicher und geistiger Bewegung erscheint Ernährung den meisten Menschen als ein wichtiger Baustein, um leistungsfähig zu sein. Und – wie ist es bei Ihnen? Ernähren Sie sich gesund?

Was ist überhaupt gesund? Vielfach wird gesunde Ernährung mit der abwechslungsreichen Nahrungsaufnahme von ausreichend Gemüse gleichgesetzt. Aber was genau können Sie denn nun essen? Und was heißt abwechslungsreich? Sie sehen, obwohl die Lösung bekannt zu sein scheint, ist die präzise Umsetzung keinesfalls so klar.


Unser Thema heute ist daher, wie Sie Ihre komplexen Lösungen verständlich strukturieren, um für Ihre Zuhörer klare Entscheidungskriterien zu etablieren.
In unserem Fall ist die Lösung „mehr und abwechslungsreich Gemüse essen“ noch nicht präzise genug, um einem Anwender die Entscheidungen beim Lebensmitteleinkauf zu erleichtern. Sie erhalten nachfolgend eine Blaupause am „Gemüse-Beispiel“, wie Sie vorgehen können, um Ihre Themen zu strukturieren.

Ihr Nutzen:

  • Wenn Sie Ihre Lösung verständlich strukturieren, erhalten Sie mehr Einfluss auf die Entscheidungen Ihrer Zuhörer.
  • So können Sie zukünftig vermeiden, dass es Leute gibt, die Ihre Ideen nicht verstehen und Sie deswegen nicht hören oder Ihnen kein Gehör schenken.
  • Sie können komplexe Sachverhalte einfacher aussehen lassen und
  • Sie können dafür sorgen, dass Ihre Zuhörer Ihre Aussagen leicht verstehen können und dadurch bei Ihren Zuhörern mit verständlichem Fachwissen glänzen.

Beste Anwendungsbereiche: Sie können die Vorgehensweise verwenden, wenn Sie:

  • Präsentationen erstellen,
  • Berichte erstellen,
  • in der Vorbereitung von Meetings oder von Vorträgen zu komplexen Themen.

Ablauf:

Wir gehen so vor, dass wir uns ein Beispiel ansehen, danach ein paar Regeln und Prinzipien aufstellen und diese anhand unseres Beispiels dann durchführen, sodass Sie am Ende eine Checkliste haben, wie Sie das nächste Mal vorgehen, wenn Sie Ihre komplexen Themen für „Unwissende“ aufbereiten.

Wir haben die Lösung in 3 Schritte aufgeteilt:

  1. Ein allgemeines Beispiel mit der dazugehörigen Lösung aus dem Internet
  2. Regeln, um die Informationen zu sortieren
  3. Die Umsetzung zu einer sortierten Lösung

Beispiel:

Vielleicht kennen Sie das: Sie geben Ihren Mitarbeitern eine Aufgabe und Ihre Mitarbeiter sträuben sich, sind nicht motiviert, möglicherweise meckern Sie sogar: „So ein Käse schon wieder“. Haben Sie sowas schon mal erlebt? Kommt Ihnen das bekannt vor? Falls ja, eventuell liegt das daran, dass die Aufgabe aus Sicht der Mitarbeiter nicht logisch war und möglicherweise haben sie überhaupt keine Chance gehabt, nachzuvollziehen, warum sie das machen sollen. Es ist nun mal so, dass Menschen eher bereit sind, eine Aufgabe zu erfüllen, wenn Ihnen eine Begründung gegeben wird.
Jetzt kommt dazu: Sobald man sich in komplexen Sachverhalten bewegt, ist diese benötigte Begründung eben nicht immer mit einem einfachen Satz zu erledigen, sondern ab und an muss diese für den Empfänger aufbereitet werden. Da stellt sich natürlich die Frage: Wie machen wir das? Und da komme ich zurück auf die Eingangsfrage, ob Sie sich eigentlich gesund ernähren? Weil am Beispiel Gemüse führen wir die Sortierung nun durch.
Wie sortiert man Gemüse? Also zuerst brauchen wir mal Gemüse als Überschrift und danach ist es wichtig, Cluster zu bilden, also Gruppierungen von Ideen der gleichen Art. Wir sammeln mal, was uns die Liste der Gemüse in einer Mindmap bei Wikipedia so vorgibt:

  • Wurzelgemüse
  • Blattgemüse
  • Hülsenfrüchte
  • Fruchtgemüse
  • Sprossengemüse
  • Blütengemüse
  • Gewürzgemüse
  • Zwiebelgemüse

Unter diese Cluster kommen zum Beispiel beim Kohlgemüse dann Weißkohl, Rotkohl, Rosenkohl usw. – also unterschiedliche Sorten. Die Kunst ist, genau das für Ihr Thema anzufertigen. Beim Gemüse sind vorsortierte Informationen bereits vorhanden, gibt es das vielleicht für Ihr Thema auch? Falls nicht, haben Sie etwas Arbeit vor sich, um dies anzufertigen. Ihren Zuhörern allerdings erleichtern Sie damit ungemein, die Informationen aufzunehmen.
Und nun noch ein paar Regeln:

  1. Achten Sie beim Erstellen darauf, dass die Hauptideen zusammen ein Ganzes, aber sich gegenseitig ausschließend sind.
  2. Zudem sollten pro Ideengruppe nicht mehr als 3-4 Informationseinheiten aufgeführt werden
  3. Erzeugen Sie einen Frage-Antwort-Dialog

Zur 1.Regel

In der Liste der Gemüse korrigieren wir also wie folgt:

  1. Wurzelgemüse (z.B. Zwiebelgemüse)
  2. Sprossengemüse (z.B Hülsenfrüchte)
  3. Blattgemüse (z.B. Blattkohlgemüse)
  4. Blütengemüse (z.B. Blumenkohl)
  5. Fruchtgemüse (z.B. Nachtschattengewächse)

Zu 2.

Damit Ihre Leser einfache Informationseinheiten herstellen oder erkennen können, sollten komplexe Inhalte visuell aufbereitet sein und möglichst in einer logischen Reihenfolge dargestellt werden.

Bei der Mindmap sind wir analog des Aufbaus einer Pflanze von der Wurzel über die Sprossen zu Blättern, Früchten und Blüten vorgegangen.

Zu 3.

Das Schöne an dieser Einteilung ist, was dabei wie nebenbei entsteht: Wenn Sie sagen „Hauptkategorie Gemüse, Untergruppe Blattgemüse“, dann stellen sich Ihre Zuhörer schon die Frage: „Blattgemüse – Was für ein Blattgemüse?“ Wenn Sie also von Hauptkategorie sprechen, fragt sich der Zuhörer direkt, was wohl weitere Bestandteile der Kategorie sind. Diese Frage beantworten wir natürlich am besten mit der nächsten Folie – dieses Frage-Antwort-Spiel, das im Kopf des Zuhörers stattfindet, hält ihn bei der Stange.
Wir sind übrigens keine Botaniker, daher erhebe wir im Beispiel keinen Anspruch auf botanische Korrektheit – die Sortierung erfolgte vielmehr durch einen Laien, d.h. durch mich. Trotzdem sorgt die Sortierung bereits für mehr Klarheit, oder? Was glauben Sie, wie die Wirkung ist, wenn Sie Ihre eigenen Themen ordnen? Das wirkt auf Sie selbst und den Zuhörer. Überlegen Sie sich doch mal für Ihre nächste Präsentation, wie Sie die Inhalte so sortieren, damit sie für Ihre Zuhörer einfach verständlich werden.

Fazit:

Einer muss sich quälen – der Zuhörer oder der Präsentator. Damit sich die Qual in Grenzen hält, haben Sie nun ein Rezept, mit dem Sie ihre Themen sortieren können.

Viel Erfolg!

Michael Keller

PS: Vielleicht sehen wir uns auf dem Vertriebsmanagementkongress vom 31. Mai bis 1. Juni in Darmstadt? Mehr erfahren: www.vertriebsmanagementkongress.de